Se hai appena iniziato a lavorare in proprio, uno dei primi dubbi che probabilmente hai è come fare fatture come freelance.
Quali informazioni devi includere? Come viene calcolata l’IVA? Devo applicare l’imposta sul reddito personale? Come li numero? Puoi farli manualmente o serve un programma di fatturazione?
In questa guida spieghiamo gli aspetti fondamentali per iniziare correttamente a fatturare e organizzare meglio la gestione della tua attività.
Nota: la tassazione può variare a seconda dell’attività, del funzionamento e della situazione particolare di ciascun lavoratore autonomo. Se hai domande su IVA, imposta sul reddito personale o esenzioni applicabili, consulta un consulente fiscale.
Un lavoratore autonomo è obbligato a emettere fatture?
In generale, imprenditori e professionisti devono emettere una fattura e conservarne una copia per le forniture di beni e servizi effettuate durante la loro attività. Ci sono particolarità ed eccezioni a seconda del regime e del tipo di operazione.
Pertanto, imparare a emettere e organizzare correttamente le tue fatture è una parte fondamentale della gestione come freelance.
Quali informazioni dovrebbe contenere una fattura per lavoratore autonomo?
Secondo l’Agenzia delle Entrate, una fattura ordinaria deve contenere alcune informazioni obbligatorie. Tra le principali che riscontramo:
- Numero di fattura e, dove applicabile, serie.
- Data di rilascio.
- Nome e cognomi o nome della società.
- NIF.
- Dati corrispondenti del destinatario quando richiesto.
- Descrizione dei prodotti o servizi.
- Base imponibile.
- Applicata un’aliquota fiscale.
- Corrispondente responsabilità fiscale.
- La data di completamento dell’operazione è diversa dalla data di emissione.
A seconda del tipo di transazione, possono essere necessarie ulteriori menzioni, ad esempio quando è prevista un’esenzione IVA o un addebito inverso.
Come fare una fattura come freelance passo dopo passo
Vediamo un esempio semplice.
1. Assegnare un numero alla fattura
Le fatture devono seguire una numerazione sequenziale all’interno di ogni serie.
Ad esempio:
2026-001
2026-002
2026-003
Non dovresti assegnare numeri a caso a ogni nuova bolletta.
2. Inserisci i tuoi dati
Identifica correttamente chi sta emettendo la fattura.
Normalmente, dati come:
Nome e cognome / nome commerciale
NIF
Domicilio fiscale
3. Aggiungi dati clienti
Includere i dati del destinatario che corrispondono al tipo di fattura e transazione.
Se fatturi regolarmente altre aziende o professionisti, avere un file clienti aggiornato ti eviterà di dover inserire continuamente le stesse informazioni.
4. Descrivi il prodotto o servizio
La fattura dovrebbe permetterti di identificare cosa stai addebitando.
Ad esempio:
Servizio di trattamento viso – 60 €
oppure:
Servizio di parrucchiere – Colorazione – 45 €
Evitare descrizioni eccessivamente ambigue quando è necessario identificare correttamente l’operazione.
5. Calcolare la base imponibile
La base imponibile è l’importo su cui viene calcolata la corrispondente tassa.
Ad esempio:
Servizio: 100 €
Base imponibile: 100 €
Da lì, le tasse corrispondenti verranno applicate in base alla tua attività e al tuo funzionamento.
Come viene calcolata l’IVA su una fattura?
Quando la transazione è soggetta all’IVA, devi applicare la relativa aliquota.
Supponiamo, giusto ad esempio, una transazione la cui base imponibile è di €100 e a cui corrisponde una IVA del 21%:
Base imponibile: 100 €
IVA (21%): 21 €
Totale: 121 €
Non tutte le attività o le operazioni hanno necessariamente lo stesso trattamento fiscale. Ecco perché dovresti verificare quale aliquota IVA corrisponda specificamente alla tua attività.
Quando la fattura di un lavoratore autonomo contiene l’imposta sul reddito personale?
Questa è un’altra domanda frequente.
L’imposta sul reddito personale non dovrebbe essere aggiunta automaticamente a tutte le fatture solo perché sei un lavoratore autonomo.
L’obbligo di trattenere e la sua percentuale dipenderanno, tra gli altri fattori, dal tipo di attività e dal destinatario della transazione.
Pertanto, se non sei sicuro se le tue fatture debbano includere la ritenuta dell’imposta sul reddito personale, è consigliabile verificare la tua situazione specifica con il tuo consiglio.
Esempio semplice di fattura per lavoratori autonomi
Immaginiamo una transazione da €100 in cui l’IVA corrisponde al 21%, senza entrare in possibili ritenute:
Fattura: 2026-025
Data: 05/10/2026
Concetto: Servizio professionale
Base imponibile: €100,00
IVA 21%: 21,00 €
TOTALE: €121,00
A questi contenuti devono essere aggiunti i dati obbligatori dell’emittente e destinatario corrispondenti.
Quando dovresti emettere una fattura?
Il periodo dipende dal destinatario e dal tipo di transazione.
Ad esempio, in generale, quando il destinatario non è un uomo d’affari o un professionista, la fattura viene emessa quando la transazione viene eseguita. Quando il destinatario agisce come uomo d’affari o professionista, ci sono casi in cui può essere emessa prima del 16° giorno del mese successivo all’accumulo.
Per questo motivo è consigliabile non accumulare fatture in sospeso e mantenere la fatturazione aggiornata.
Devo tenere le fatture?
Sì.
Imprenditori e professionisti hanno obblighi di conservazione sia sulle fatture ricevute sia sulle copie delle fatture emesse. Le normative consentono che questo obbligo venga adempiuto tramite mezzi elettronici purché vengano rispettati i relativi requisiti.
Una buona organizzazione digitale può evitare che i documenti siano sparsi tra cartelle, email e file diversi.
Errori frequenti nella creazione di fatture come freelance
All’inizio, è relativamente facile commettere errori come:
- Dimenticare di numerare correttamente le fatture.
- Inserimento di dati clienti errati del cliente.
- Applicare le tasse senza controllare quali corrispondono.
- Non si sta distinguendo correttamente base imponibile, tasse e totale.
- Fatture perse emesse.
- Distribuire le informazioni tra diversi documenti.
- Lascia tutta la fatturazione per la fine del trimestre.
Più alto è il numero di clienti e transazioni, più è complicato gestire tutto manualmente.
Posso creare le mie fatture in Word o Excel?
Un modello può sembrare sufficiente quando emetti pochissime fatture.
Tuttavia, con l’aumento del carico di lavoro, compaiono diversi svantaggi:
- Devi inserire i dati ripetutamente.
- Devi controllare manualmente la numerazione.
- È più facile commettere errori.
- Le informazioni dei clienti sono separate.
- La cronologia delle visioni potrebbe essere più lenta.
- La gestione diventa meno efficiente.
Inoltre, se utilizzi un sistema di fatturazione informatico, devi tenere conto dei requisiti normativi che vi si applicano.
Per questo motivo, per un’attività professionale stabile è solitamente più pratico utilizzare un programma specifico.
Se questa è la tua esigenza, dai un’occhiata alla nostra guida su software di fatturazione per lavoratori autonomi facili e accessibili.
In questo modo manteniamo separate entrambe le intenzioni: questo articolo spiega come fare una fattura, mentre il precedente risponde a chi sta cercando quale programma utilizzare per fatturare.
VERI*FACTU e i lavoratori autonomi: cosa devi sapere?
La fatturazione sta attraversando un importante processo di digitalizzazione.
I nuovi requisiti per i sistemi di fatturazione informatici influenzano il modo in cui alcuni programmi devono generare e mantenere i registri di fatturazione.
Dopo l’estensione delle scadenze, l’Agenzia delle Entrate indica che le altre aziende e i lavoratori autonomi interessati che utilizzano sistemi di fatturazione informatica devono adattarsi entro il 1° luglio 2027.
Sono previste due modalità per i sistemi adattati:
VERI*FACTU: invia automaticamente i registri di fatturazione all’Agenzia delle Entrate.
NO VERI*FACTU: non effettua questa presentazione automatica, ma deve rispettare i requisiti stabiliti per garantire l’integrità e l’inalterabilità dei documenti.
Pertanto, se scegli un software per gestire la tua attività, è anche consigliabile considerare la sua adattamento alle normative di fatturazione.
Fatturazione e gestione: meglio se sono collegate
Se sei un professionista che lavora direttamente con i clienti, la realizzazione delle fatture potrebbe essere solo una piccola parte della gestione quotidiana.
Devi anche:
- Gestisci gli appuntamenti.
- Organizza i clienti.
- Servizi di controllo.
- Fai riscossioni.
- Invia promemoria.
- Controlla la tua agenda.
- Gestisci prodotti o scorte.
Usare strumenti diversi per ogni compito può complicare il lavoro.
Con Wilapp puoi centralizzare fatturazione, clienti, agenda e altre aree di gestione dalla stessa piattaforma.
In questo modo, questo articolo mantiene il suo obiettivo informativo su come fatturare come freelancer, mentre la pagina principale di Wilapp concentra l’obiettivo commerciale relativo all’intero software di gestione.
Se lavori con appuntamenti, collega anche la fatturazione alla tua agenda
Questo è particolarmente interessante per i lavoratori autonomi nei settori della parrucchiera, dell’estetica, del barbiere, della fisioterapia, dei tatuaggi, del benessere e di altri settori che lavorano su appuntamento.
In queste aziende, il processo è collegato:
Il cliente → appuntamento → servizio → riscossione → fatturazione.
Centralizzarla evita di dover duplicare continuamente le informazioni tra diverse applicazioni.
Se il tuo problema principale è organizzare le prenotazioni, puoi scoprire di più nella nostra guida su come organizzare appuntamenti per la tua attività.
Domande frequenti sulla fatturazione per freelance
Cosa devo fare per fare una fattura come lavoratore autonomo?
Devi includere i relativi dati obbligatori, come numerazione, data, identificazione, descrizione dell’operazione, base imponibile e imposte applicabili.
Tutte le fatture contengono l’IVA?
Non necessariamente. Il trattamento dell’IVA dipende dall’attività e dall’operazione svolta. Esistono transazioni e regimi esenti con particolarità.
Tutte le fatture per lavoratori autonomi comportano imposta sul reddito personale?
No. L’applicazione delle ritenute dipende dal tipo di attività e dall’operazione. Non dovrebbe essere applicata automaticamente per il semplice fatto di essere lavoratori autonomi.
Posso usare un programma per fare le mie fatture?
Sì. In effetti, l’uso di software può semplificare la numerazione, la gestione dei clienti e l’organizzazione delle fatture. Se utilizzi un sistema di fatturazione computerizzato, devi assicurarti che sia conforme ai requisiti legali che vi si applicano.
Quale programma posso usare se gestisco anche clienti e appuntamenti?
Se lavori su appuntamento, una soluzione completa può essere più comoda rispetto all’utilizzo di più strumenti separati. Wilapp ti permette di gestire fatturazione, clienti, calendario e altre attività da un unico ambiente.
Conclusione: fare fatture come freelance può essere più semplice
Imparare a fare fatture come freelance è uno dei primi compiti amministrativi che devi perfezionare quando inizi la tua attività.
Ricorda:
1. Numerare correttamente le fatture.
2. Includere i dati richiesti.
3. Descrivi correttamente il servizio o il prodotto.
4. Applica le tasse che corrispondono alla tua situazione.
5. Mantieni le tue fatture organizzate e conservate.
6. Usa strumenti che ti aiutano a ridurre i compiti manuali.
E se lavori anche con clienti e appuntamenti, centralizzare la fatturazione con il resto della direzione può farti risparmiare ancora più tempo.
Con Wilapp puoi unire fatturazione, clienti e agenda sulla stessa piattaforma per semplificare la gestione quotidiana della tua attività.
